Viele denken bei HISinOne zunächst an eine neue Software. Warum braucht deren Einführung überhaupt ein eigenes Prozessmanagement?
Sprick: Weil HISinOne weit mehr ist als eine neue Software. Das System bildet die Arbeitsabläufe der Universität ab. Deshalb müssen wir zunächst verstehen, wie heute gearbeitet wird und wie die Prozesse künftig aussehen sollen. Es geht nicht darum, bestehende Abläufe eins zu eins in ein neues System zu übertragen, sondern sie gemeinsam weiterzuentwickeln.

Franke: Gleichzeitig bringt HISinOne viele bewährte Standardprozesse über das Referenzmodell mit. Gemeinsam mit den Akteuren prüfen wir deshalb, an welchen Stellen diese übernommen werden können und wo Anpassungen notwendig sind. So entsteht eine Lösung, die sowohl die Anforderungen der MLU als auch die Möglichkeiten des Systems berücksichtigt. 

Welche Rolle übernehmen Sie dabei?
Franke: Wir verstehen uns als Schnittstelle zwischen Organisationseinheiten, Verwaltung, Projektleitung, IT-Servicezentrum und den Beraterinnen und Beratern des Dienstleisters, der HIS eG. Unsere Aufgabe ist nicht die technische Einrichtung der Software. Wir analysieren bestehende Prozesse, entwickeln gemeinsam Soll-Prozesse, moderieren Workshops und dokumentieren Rollen sowie Verantwortlichkeiten.

Warum müssen zuerst die Prozesse betrachtet werden und nicht die Technik?
Sprick: Viele Prozesse an einer Universität überschreiten Organisationsgrenzen. In einem unserer vergangenen Workshops kristallisierten sich beispielsweise beim Doktorandenmanagement unterschiedliche Abläufe an den Fakultäten heraus. Um standardisierte Prozesse zu schaffen und das System dann sinnvoll einzurichten, müssen wir daher vorher genau solche Prozesse analysieren und die Schnittstellen abstimmen.

Franke: Die Module von HISinOne bauen zudem aufeinander auf – von der Bewerbung bis zum Studien-, Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement. Entscheidungen in einem Bereich wirken sich häufig auf andere aus. Das Prozessmanagement hilft dabei, diese Abhängigkeiten frühzeitig sichtbar zu machen und gemeinsam zu entscheiden.

Herzstück Ihrer Arbeit sind sogenannte Prozessworkshops. Wie läuft eine typische Prozesswerkstatt ab?
Franke: Am Anfang schauen wir uns an, welche Bereiche beteiligt sind und wer in die Workshops eingebunden werden muss. Anschließend arbeiten wir mit sogenannten Referenzprozessen von HISinOne. Diese stellen wir zunächst vor und vergleichen sie anschließend mit den heutigen Abläufen an der Universität. Im Workshop diskutieren wir Besonderheiten, dokumentieren offene Punkte und testen optional typische Anwendungsfälle zusätzlich im Demosystem.

Sprick: Anschließend bereiten wir die Ergebnisse für die HIS eG auf. Daraus entstehen konkrete Aufgaben für die weitere Konfiguration. Unser Ziel ist zunächst, Transparenz zu schaffen und ein gemeinsames Prozessverständnis zu entwickeln – darauf baut die weitere Umsetzung auf.

Wie geht es nach den Workshops weiter?
Sprick: Parallel zur technischen Konfiguration begleiten wir die Abstimmungen zwischen Fakultäten, Fachabteilungen, ITZ und dem Softwarehersteller. Daraus entstehen Prozessdokumentationen, Testkonzepte und später die Grundlage für den Regelbetrieb. Die Einführung von EXAist derzeit für 2030 vorgesehen.

Das klingt nach einer Menge Arbeit. Warum lohnt sich das?
Franke: EXA schafft die Grundlage für eine effiziente und zukunftssichere Hochschulverwaltung. Auch Studierende erleben eine modernere digitale Plattform, in der Informationen und Verwaltungsprozesse einfacher zugänglich sind. 

Sprick: Wir brauchen die Erfahrungen der Beschäftigten, die täglich mit diesen Prozessen arbeiten. Uns ist klar, dass das aufwändig ist und für die meisten Beschäftigten neben dem operativen Tagesgeschäft anfällt, aber: Je mehr Praxiswissen in die Entwicklung einfließt, desto besser wird das System am Ende für alle funktionieren.