Im IT-Servicezentrum werden ab Dezember das Universitätsrechenzentrum und das Referat "IT und Kommunikation“ zusammengefasst. Warum?

Dr. Frank Wossal: Zurzeit läuft die IT-Versorgung an der Universität getrennt – für Forschung und Lehre hier am URZ, für die Verwaltung in der Abteilung 5. Unsere Nutzer konnten diese Trennung nicht mehr nachvollziehen. Studenten waren beispielsweise in erster Linie Kunden des URZ. Inzwischen sind sie aber genauso auf die IT-Dienste der Verwaltung angewiesen, zum Beispiel auf das Löwenportal, das bei der Verwaltung angesiedelt war, weil es die rechtlich verbindliche Prüfungsanmeldung regelt. Nutzer mussten unterscheiden: Was muss ich in welchem System tun? Solche organisatorischen Abläufe wollen wir zukünftig durch neue Strukturen und einheitliche IT-Verfahren besser abbilden.

Unser Ziel ist es, die IT-Versorgung zusammenzuführen, sprich: IT aus einer Hand anzubieten. Dinge, die für den Nutzer inhaltlich zusammengehören, wollen wir zusammenhängend erfassen und darstellen. Es wird für alle Nutzer eine zentrale Anlaufstelle geben, so dass doppelte Wege und Missverständnisse bezüglich der Zuständigkeiten vermieden werden. Dem Nutzer wird dadurch der Zugang erleichtert und der IT-Service wird transparenter.

Was bedeutet das für Beschäftigte und Studenten?

Wir wollen eine IT-Schnittstelle schaffen, die alles darstellt, was die verschiedenen Nutzergruppen wollen. So soll jeder mit einfach Schritten und über ein Portal an die Dienste kommen, die er für seine Arbeit tatsächlich benötigt. Es wird außerdem eine telefonische Hotline geben, eine E-Mail-Hotline und einen Help Desk als physische Anlaufstelle. Die Zuordnung der Anfragen findet dann innerhalb des Zentrums statt. Der Service steht in diesem neuen Zentrum an erster Stelle und wir werden versuchen, auf diesem Gebiet merklich etwas zu tun.

Wie wirkt sich die Zusammenführung auf laufende Arbeitsprozesse aus? Werden sich hier Zuständigkeiten verändern?

Ja, wir werden langfristig versuchen, Dienste zu vereinheitlichen. Natürlich können wir nichts von heute auf morgen umstellen. Wir müssen bei Diensten, von denen alle Nutzer abhängen, den Status Quo beibehalten und gleichzeitig versuchen, Mängel in möglichst kurzer Zeit zu beheben.

Unmittelbare Kooperationen wird es auch im IT-Servicezentrum nach wie vor geben. Jemand der in einem Verfahren ein Problem hat, weiß oftmals genau, wer ihm dazu weiterhelfen kann. Bei der Back Up Routine ist das zum Beispiel der Systemadministrator. Beschäftigte werden hier Unterstützung auf einer fachlich höheren Ebene suchen. Der Help Desk ist meine erste Anlaufstelle, wenn ich ein unmittelbares Problem habe. Dadurch sollen andere Mitarbeiter auch von Routineanfragen entlastet werden.

Wie werden Sie die Nutzer über diese Veränderungen informieren?

Wir werden in Kürze auf unserer Webseite und in einem Blog zum Thema regelmäßig kommunizieren, welche Veränderungen stattfinden. Wir wollen unsere Nutzer Schritt für Schritt über diese Neustrukturierung informieren und werden dazu alle Kommunikationsmittel nutzen, die es an der Universität gibt.

Was bedeutet die Zusammenführung für die Beschäftigten in der IT?

Für einen Großteil der Kollegen ergibt sich daraus ein vorübergehender Mehraufwand, da die tägliche Arbeit wie bisher bewältigt werden muss und gleichzeitig Mittel und Wege der Lösungsverbesserung gesucht werden. Die Arbeitsabläufe und –inhalte müssen an die Ziele des Zentrums angepasst werden. Ein Großteil der Mitarbeiter der Verwaltungs-IT wird auf den Weinberg ziehen, so dass das Gebäude in der Kurt-Mothes-Straße das IT-Zentrum der Universität sein wird.

Die Arbeitsgruppe, die sich mit Service im weitesten Sinne beschäftigen wird – das schließt sowohl den Help Desk als auch die Versorgung mit Software ein – wird eine Stärke haben von circa zehn Leuten. Einige dieser Mitarbeiter werden auch am Universitätsplatz sitzen, um vor Ort den etwas höheren Betreuungsbedarf in der zentralen Verwaltung abdecken zu können.

Wird sich durch die Zusammenlegung in der IT personell etwas ändern?

Der organisatorische Aufwand wird für uns zunächst größer sein, so dass zwischenzeitlich ein Personalmehrbedarf bestehen würde. Wir gehen aber davon aus, dass wir in Zukunft auch mit unserer Personalstärke auskommen. Wir haben bislang an verschiedenen Stellen um das Gleiche zu tun verschiedene Technologien genutzt und uns zum Beispiel an zwei verschiedenen Stellen separat um den Serverbetrieb gekümmert. Hier werden künftig Synergien geschaffen, durch die auch Arbeitskraft für andere Dinge frei wird.

Wie läuft der Prozess der Zusammenlegung zeitlich ab?

Im Februar haben wir die Belegschaft darüber informiert, dass wir eine solche Veränderung jetzt angehen wollen. Über verschiedene Workshops wurde dann ein Team zusammengestellt, das zu gleichen Teilen aus Mitarbeitern der beiden IT-Bereiche bestand. Dieses Team hat im Juni für die inhaltliche und strukturelle Ausrichtung der Einrichtung einen Vorschlag erarbeitet. Eine externe Unternehmensberatung hat den Prozess moderierend begleitet, der Personalrat wurde ebenfalls mit eingebunden. Das Rektorat hat den Vorschlag angenommen und der Senat hat gestern die Satzung für das Zentrum bestätigt.

Der nächste Schritt wird sein, die Aufgabenneuverteilung, die sich zum Teil ergibt, mit dem Personalrat abzustimmen. Außerdem werden wir den temporären Personalmehrbedarf in der Phase des Arbeitsbeginns am neuen Zentrum genau ermitteln müssen. Wir gehen davon aus, dass wir die veränderten Tätigkeitsbeschreibungen und die räumliche Zuordnung im ersten Quartal 2013 vollenden werden. Dann sollen auch die Umbauarbeiten am Sitz des Zentrums in der Kurt-Mothes Straße 1 abgeschlossen sein. Die feierliche Inbetriebnahme des Gebäudes wird voraussichtlich im Frühjahr stattfinden.