Frau Baschus, was umfasst eigentlich der Bereich Finanzen an der MLU?
Anne-Kathrin Baschus: Wir sind sehr breit aufgestellt. Klassisch gehören natürlich Finanzbuchhaltung und Zahlstelle dazu – also alles rund um Rechnungen und Zahlungen. Dazu kommen das Finanzcontrolling, das Berichtswesen, der Steuerbereich und die Reisekostenabrechnung. Außerdem ist bei uns auch die Beschaffung angesiedelt. Das heißt: Von einem Bedarf über Bestellung und Rechnung bis hin zur Zahlung begleiten wir die gesamte Prozesskette. 

Gibt es einen typischen Arbeitsalltag oder ist jeder Tag anders?
Es gibt ein gewisses „Grundrauschen“, das immer da ist. Das People Management gehört jeden Tag dazu. Daneben gibt es die klassischen Routinen: Posteingänge, Freigaben, Abrechnungen, Korrekturen. Gleichzeitig ist unser Jahr stark durch den Jahresabschluss und das Berichtswesen geprägt. Momentan arbeiten wir sehr projektorientiert. Jetzt geht es noch mehr um Themen wie Qualitätsverbesserung, Entlastung für die Teams und vor allem um effizientere Prozesse und Digitalisierung. Das steht ganz oben auf meiner Agenda.

Was meinen Sie damit konkret?
Wir arbeiten an einem eigenen Digitalisierungsprojekt im Finanzbereich. Es gibt in unseren Abläufen viele Medienbrüche von analog zu digital und umgekehrt. Mein Idealbild ist ein vollständig digitaler Ablauf in den Prozessen. Zunächst schauen wir uns aber unsere Prozesse ganz genau an: Wie laufen Daten eigentlich wirklich bis zu Ende durch unsere Systeme und Prozesse? Wo springen wir zwischen Systemen? Wo entstehen Brüche? Im zweiten Schritt entwickeln wir ein Sollbild: Wie würden wir Prozesse gestalten, wenn wir sie uns wünschen dürften? Und erst danach kommt die Frage: Was davon ist technisch realistisch umsetzbar, wo können wir also digitalisieren und automatisieren? 

Und auf welche Themen konzentrieren Sie sich dabei?
Ein Schwerpunkt liegt aktuell auf Dienstreisen. Dabei gilt für mich: Einen schlechten Prozess zu digitalisieren macht ihn nur zu einem schlechten digitalen Prozess. Man muss zuerst verstehen, wie der Ablauf sinnvoll funktionieren soll. Ein weiteres großes Thema ist einer der Kernprozesse, der sogenannte „Purchase-to-Pay“-Prozess – also alles von der Bestellung bis zur Zahlung. Dabei schauen wir in diesem Jahr vor allem, was ab dem Stichtag passiert, an dem eine Rechnung eingeht – bis zur Zahlung. Gerade hier müssen wir uns neu aufstellen, denn ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung verpflichtend. Das Spannende und Herausfordernde dabei: Aktuell dauert der digitale Prozess länger als der Papierprozess – nicht wegen der Rechnung selbst, sondern wegen der vielen Medienbrüche. Genau da wollen wir ansetzen.

Sie sind seit Ihrem Start viel an der Universität unterwegs, um die Bereiche kennenzulernen. Warum ist Ihnen das wichtig?
Weil ich verstehen möchte, was die Menschen an der Universität bewegt. Deshalb bin ich momentan auf einer Roadshow durch die Fakultäten und großen wissenschaftsunterstützenden Bereiche. Mir war wichtig, nicht einfach nur anzukommen, sondern wirklich das Gespräch zu suchen: Was läuft gut und was nicht? Wo liegen die Schwerpunkte? Welche Erwartungen gibt es an uns als Finanzbereich? Dabei geht es nicht nur darum, unsere Themen vorzustellen, sondern vor allem zuzuhören. Aus den ersten Gesprächen habe ich schon unglaublich wertvolles Feedback mitgenommen. Dieses Verständnis braucht man, um gute Prozesse zu entwickeln und die richtigen Prioritäten zu setzen.

Sie sprechen mit großer Begeisterung über Prozesse und Zahlen. Woher kommt diese Leidenschaft?
Mich fasziniert, dass Zahlen die Realität abbilden können. Wenn man versteht, wie ein System funktioniert, dann zeigen Zahlen sehr genau: Wo steht eine Organisation? Wo sind die Stellschrauben? Wo kann man Dinge verändern? Ich glaube, ich habe einfach ein starkes Bedürfnis, Dinge besser und einfacher zu machen, Prozesse zu ordnen, Zusammenhänge zu erkennen und daraus Lösungen abzuleiten. Zahlen sind für mich ein Schatz, weil sie Entwicklungen sichtbar machen und Handlungsmöglichkeiten eröffnen. Deshalb verstehe ich den Finanzbereich auch nicht nur als Kontrollinstanz, sondern vielmehr als Möglichmacher. Natürlich müssen wir Risiken bewerten – das gehört dazu. Aber wir können eben auch Chancen sichtbar machen. Und wenn man dann ein Team hat, das Lust darauf hat, gemeinsam Dinge voranzubringen, entsteht eine enorme Dynamik. Genau das motiviert mich.

Ihr Team umfasst 40 Personen. Wie würden Sie Ihren Führungsstil beschreiben? 
Wahrscheinlich weniger hierarchisch. Mir ist nicht wichtig, wer welchen Titel hat. Mir ist wichtig: Wen brauchen wir am Tisch, um Dinge anzustoßen, in die Umsetzung zu kommen und schließlich zu verbessern? Ich versuche, die Stärken im Team sichtbar zu machen und Menschen gezielt zusammenzubringen. Ich glaube fest daran, dass Menschen anders arbeiten, wenn sie sich gesehen und gehört fühlen. Deshalb ist Kommunikation für mich zentral. Ich frage oft: Was brauchst du, um gut arbeiten zu können? Wo können wir unterstützen? Denn gute Lösungen entstehen selten allein am Schreibtisch. Dafür braucht es unterschiedliche Perspektiven.

Sie sind selbst Absolventin der Universität. War die Rückkehr an die MLU etwas Besonderes?
Definitiv. Ich habe hier BWL studiert, wurde hier promoviert und war schon während des Studiums als studentische Hilfskraft an der MLU tätig. Deshalb fühlt es sich tatsächlich ein bisschen wie ein Nachhausekommen an. Meine erste Wahl für mein Studium war damals die MLU – und ehrlich gesagt auch die zweite und dritte. 

Nach der Uni führte Sie Ihr beruflicher Weg führte zunächst in die Wirtschaftsprüfung. Was haben Sie aus dieser Zeit mitgenommen? 
Vor allem das Handwerkszeug. Das fachliche Basiswissen hatte ich von der Uni mitgebracht. Aber alles, was Organisationen angeht, Teamfähigkeit oder wie organisiere ich eine Wirtschaftsprüfung, war für mich neu. Die Lernkurve war enorm – vor allem auch auf fachlicher Ebene durch den Sprung von Theorie zu Praxis. Ich habe Unternehmen ganz unterschiedlicher Größen begleitet – vom Handwerksbetrieb bis zum Börsengang. Später kamen unter anderem Stationen im Bereich Investorenberatung und Startup-Finanzierung dazu. 

Zum Schluss: Was machen Sie, wenn Sie einmal nicht auf Zahlen schauen?
Zeit mit meiner Familie und Freunden verbringen. Und ich gärtnere gern, lese viel und gehe joggen. Beim Joggen kommen mir tatsächlich oft die besten Ideen. Manche Lösungen brauchen einfach ein paar Kilometer Bewegung.