Neues Campusmanagement: „Mehr aus diesem Jahrtausend“

06.06.2024 von Katrin Löwe in Campus, Studium und Lehre
Es ist eines der umfangreichsten IT-Projekte der Universität: In den kommenden Jahren wird an der MLU ein neues Campusmanagementsystem namens HISinOne eingeführt. Was das bedeutet und wo die Herausforderungen liegen, erklärt Projektleiterin Julia Nerenberg im Interview mit „campus halensis“.
Blick auf den Campus mit Melanchtonianum (links) und dem Löwengebäude, in dem sich auch das Studierenden-Service-Center befindet. Zahlreiche Studienangelegenheiten sollen in dem neuen Campusmanagementsystem gebündelt werden.
Blick auf den Campus mit Melanchtonianum (links) und dem Löwengebäude, in dem sich auch das Studierenden-Service-Center befindet. Zahlreiche Studienangelegenheiten sollen in dem neuen Campusmanagementsystem gebündelt werden. (Foto: Markus Scholz)

Sie haben das neue System selbst als „großes Projekt“ angekündigt. Um ein Gefühl zu bekommen: Können Sie „groß“ näher beschreiben?
Julia Nerenberg: Im Endeffekt steht „groß“ hier sowohl für die Zahl der Personen, die in irgendeiner Form von dem System erfasst werden oder mit ihm befasst sind, als auch für den zeitlichen Rahmen des Projekts. Wir reden von einer Umsetzung, die sich bis 2031 staffelt. Zudem ist es kein einfaches Software-Update, sondern ein Projekt, das die Prozesslandschaft der Universität in den Fokus stellt, ein Organisationsentwicklungsprojekt. Das neue Campusmanagementsystem kann den kompletten studentischen Zyklus erfassen, also vom Bewerbungsverfahren über die Verwaltung von Studierendendaten, die Organisation des Studiums bis hin zum Promovierenden- und selbst Alumnimanagement. Das bedeutet zugleich, dass wir sehr viele Beteiligte in der ganzen Universität haben: die Abteilung Studium und Lehre, die Prüfungsämter, das International Office, die Internationale Graduiertenakademie, den Alumnibeauftragten und, und, und … Aber auch den Datenschutzbeauftragten, den Personalrat oder die Schwerbehindertenvertretung beziehen wir natürlich mit ein.

Warum ist das neue System notwendig?
Die MLU arbeitet noch mit einer älteren Produktgeneration, deren Technologien schon seit dem Jahr 2000 nicht mehr weiterentwickelt werden. Der Betrieb wurde zunehmend komplizierter, es gibt viele Einzelkomponenten mit unterschiedlichen Oberflächen. Zudem wird das Produkt künftig nicht mehr unterstützt. Es gibt also auch einen gewissen Wechselzwang. 2018 hat das Rektorat deshalb im Ergebnis einer Marktrecherche die Entscheidung für HISinOne, das neue Campusmanagement der HIS eG, gefällt.

Das ist auch schon fast sechs Jahre her… Was ist passiert?
Wie gesagt: Es ist ein großes Projekt, welches viele Ressourcen benötigt. Ein wichtiger Faktor ist dabei natürlich eine aufwändige Personal-Akquise, die wir derzeit immer noch durchführen. Und Corona kam dazwischen, die Pandemie hat von 2020 bis 2022 erst einmal alles zum Erliegen gebracht. Da waren im ITZ andere Prioritäten zu setzen.

Julia Nerenberg
Julia Nerenberg (Foto: Sarah Ludwig)

Wie hoch ist der personelle Aufwand – und wie hoch der finanzielle?
Tatsächlich sind vorerst acht zusätzliche Projektstellen geplant, von denen bisher drei besetzt sind. Ein Finanzrahmen lässt sich noch nicht abschätzen. Im Moment läuft das Ende 2023 gestartete Vorbereitungsprojekt, in dem wir die einzelnen Module des neuen Campusmanagementsystems nach und nach in Workshops durchgehen und dann entschieden wird, welche Module wir tatsächlich einführen und in welchem Funktionsumfang. Solche strategischen Entscheidungen fällt der Lenkungskreis, dem neben dem Kanzler Alfred Funk der Prorektor für Studium und Lehre Prof. Dr. Pablo Pirnay-Dummer, die Abteilungsleiterin Studium und Lehre Katrin Eckebrecht und der Abteilungsleiter für Anwendungssysteme im ITZ Dr. Steven Achilles angehören.

Die weiteren Schritte sind dann welche?
Das Vorbereitungsprojekt läuft bis Mai 2025. Zum Wintersemester 2025/26 wollen wir als erstes das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement einführen. Danach folgen sukzessive weitere Bestandteile wie das Studierendenmanagement und das Prüfungsmanagement sowie je nach Entscheidung das Alumni- und/oder das Promovierendenmanagement.

Abgesehen davon, dass ein gewisser Zwang zum Wechseln besteht: Welche Vorteile bietet das neue System?
Anders als das bisherige System vereint HISinOne alle Module unter einer gemeinsamen Weboberfläche, die bedienerfreundlicher ist. Das neue Campusmanagementsystem hat eine deutlich intuitivere Nutzerführung hat und eine mobilfähige Oberfläche. Es punktet zudem mit Barrierefreiheit. Das ist alles ein bisschen mehr aus diesem Jahrtausend, nicht mehr so starr und konservativ.

Klingt gut, aber auch nach einem riesigen Berg, vor dem Sie stehen…
Ja, der Berg ist groß, keine Frage. Aber wir haben einerseits sehr ambitionierte Kolleginnen und Kollegen an der MLU, die sich im Projekt engagieren, und andererseits mit der HIS eG einen erfahrenen Partner, der sich seit vielen Jahren mit solchen Projekten befasst. Das sorgt dafür, dass wir das Projekt motiviert und optimistisch angehen können.

Zuletzt eine persönliche Frage: Wie war ihr Weg zu dem Projekt?
Ich habe in Passau und Halle studiert, hier in Halle Europäische Integration und Regionale Entwicklung sowie VWL im Master. Danach war ich in einer Unternehmensberatung und in einer Kommune im Saalekreis, wo ich zum Beispiel mit der Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems befasst war. Die Stelle hier hat mich angesprochen, weil ich gern mit IT- und Organisationsthemen zu tun habe und mit dem Projekt die Zukunft der Universität mitgestalten möchte.

 

Zur Projektseite: https://www.uni-halle.de/projekt-campusmanagement/

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